O "canal de denúncias" é um importante mecanismo para receber relatos sobre violações ao "código de ética" e outras irregularidades. Além disso, pode servir como termômetro a respeito das principais irregularidades e problemas que ocorrem na empresa, assim como auxiliar na identificação de quais áreas ou processos precisam ser implantados ou melhorados.
No entanto, para que as denúncias sejam efetivamente investigadas, é importante que, no momento da realização do relato, sejam fornecidos requisitos mínimos que possibilitem esclarecer os fatos. A falta de informações é um problema real. Um estudo publicado pela consultoria Aliant, por exemplo, mostra que, no período entre 2017 e 2021, cerca de 21% dos relatos foram considerados não conclusivos e com dados insuficientes.
Para ser considerada adequada, a denúncia deve responder às perguntas abaixo, que compreendem informações suficientes para qualificar a situação e os denunciados.
1) Quem? Ao realizar o relato, mencione nome completo, cargo, apelidos, setor e unidade de atuação dos envolvidos.
2) O que? Após mencionar os envolvidos, descreva com detalhes qual é a violação que está ocorrendo. Informe também o início e a periodicidade da situação. Caso tenha sido um único fato, mencione sempre que possível o horário aproximado.
3) Onde? Informe onde ocorreu o fato, se foi internamente ou em ambiente externo. Caso tenha sido dentro do ambiente corporativo, compartilhe qual foi o setor e se há câmeras de segurança que captaram o momento.
4) Há meios de comprovação? Neste ponto, é importante compartilhar se há evidências do que foi relatado: informe se há câmeras de segurança no local, imagens, capturas de telas e e-mails que podem elucidar o comportamento mencionado. Todavia, vale lembrar que este tópico não deve ser visto como forma de reprimir ou duvidar do que foi informado, mas apenas de facilitar a investigação.
Após realizar o relato, é importante que o manifestante continue à disposição para esclarecer eventuais pontos de dúvidas, guardando sempre o protocolo do relato, pois o setor de investigação poderá procurar o denunciante por meio da própria plataforma para solicitar auxílio. Ademais, com este número o manifestante também poderá ter acesso à conclusão da sua denúncia.
Ao implantar o "canal de denúncias" é interessante que a empresa opte por meios humanizados, ou seja, com o atendimento realizado por um atendente independente e especializado que conduzirá a conversa para que haja a extração dos principais elementos voltados à apuração. Neste primeiro momento de adaptação, os colaboradores entenderão com o auxílio profissional quais são os detalhes importantes que devem ser compartilhados.
A responsabilidade pela efetividade do canal de denúncias é sempre da empresa e garantir que o colaborador e os terceiros tenham confiança e acreditem na ferramenta é essencial. Ao notar que os relatos constantemente são efetuados de forma simplória e sem menção a elementos essenciais, é importante que o setor de compliance realize ações de treinamento e de comunicação que esclareçam e ensinem quais são as melhores formas de utilização. Fazer uma pesquisa de cultura de compliance também é recomendado.
Seguindo os passos descritos, o canal de denúncias alcançará a sua principal finalidade e, assim, poderá ser utilizado como forma de identificação de pontos de melhorias internas, além de aperfeiçoar cada vez mais os procedimentos da empresa.
Apesar de ser algo supostamente óbvio, nem sempre a identidade da pessoa que relata o problema é mantida em sigilo, pelo contrário, isso poderá ser motivo para retaliação.
Sou testemunha pessoal de mais de alguns casos, onde apesar de ser usado um número de protocolo e as pessoas serem avisadas que estariam anônimas, na verdade o software coletava dados do computador, que ajudavam a identificar o denunciante.
Isto verificado pela equipe ténica de TI e inclusive estive em reunião em que a pessoa responsável pelo RH nos pediu para modificar o software e ter certeza de quem teria postado a denuncia ou queixa. E 100% das vezes havia alguma retaliação quando a manifestação era contra os "protegidos" e portanto, reclamar era problema certo. Rapidamente os funcionários perceberam isso e certamente ponto negativo para essas empresas por provarem que a propaganda interna não condizia com a realidade.
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